Aanmelden voor bemiddeling

Privacystatement

Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG)

Buurtbemiddeling is verplicht zich te houden aan de nieuwe Algemene Verordening Gegevensverwerking per 25 mei 2018. Deze wet verplicht (vrijwilligers)organisaties zorgvuldig om te gaan met gegevens van personen en vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Wij leggen hier uit wat wij aan gegevens nodig hebben en hoe we deze verwerken om ons werk te kunnen doen.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets zeggen over de bewoner(s) in kwestie. Bijvoorbeeld naam, adres, telefoonnummer, e-mail. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar iemand herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld het adres of e-mailadres. Wanneer anderen, in dit geval Buurtbemiddeling, die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Dat is wat de wet zegt.

Om de persoonsgegevens van bewoners zo goed mogelijk te beschermen maakt Buurtbemiddeling gebruik van een registratiesysteem. Bij Buurtbemiddeling geldt het onderstaande.

1.  Melding van overlast

a. Door bewoners die zelf aanmelden
De coördinator krijgt een telefoontje van de bewoner (overlastmelder). Er wordt uitleg gegeven over hoe buurtbemiddeling werkt en of de bewoner akkoord gaat dat vrijwilligers met hen contact opnemen voor een afspraak. Als de bewoner akkoord gaat, neemt de coördinator de gegevens op. Het gaat om naam, adres, telefoonnummer, aard van de melding, koop- of huurwoning, samenlevingsverband en de leeftijd van de melder. Deze gegevens worden geregistreerd in het registratiesysteem en zijn alleen zichtbaar voor de coördinator en voor de vrijwilligers die het gesprek aangaan met de bewoner(s).

b. Aanmelding door verwijzers
Een verwijzer doet altijd met toestemming en medeweten van de bewoner een aanmelding bij Buurtbemiddeling. Buurtbemiddeling neemt vervolgens contact op met de bewoner en vraagt of de bewoner bekend is met de aanmelding. Er wordt uitleg gegeven hoe Buurtbemiddeling werkt en of de bewoner akkoord gaat dat vrijwilligers contact opnemen voor een afspraak. Als dat akkoord is, worden de noodzakelijke persoonsgegevens geregistreerd in het registratiesysteem. De gegevens van de buren worden geregistreerd indien dit noodzakelijk is om de melding op een juiste wijze te beoordelen en in gang te zetten.

Als een aanmelding van een casus via een verwijzer binnenkomt en wordt opgestart, wordt de stuurgroep (bestaande uit een afgevaardigde vanuit de gemeente, de woningcorporatie en de politie) op de hoogte gesteld dat een casus wordt gestart. Dit ter voorkoming dat er afzonderlijke trajecten worden gestart. Er wordt geen inhoudelijke informatie uitgewisseld, tenzij daar dringende redenen voor zijn.

2. Verwerking persoonsgegevens

a. Als bewoners in een conflict ondersteuning willen van Buurtbemiddeling hebben we persoonsgegevens nodig. Om bemiddeling in gang te kunnen zetten hebben we minimale gegevens nodig om vrijwilligers in contact te brengen met de bewoners.

b. De coördinator van Buurtbemiddeling ontvangt de aanmelding van een casus van bewoners en/of verwijzers via de telefoon, e-mail of website. Hierbij gaat het om naam, adres, telefoonnummer, e-mail en de aard van de melding. Een verwijzer geeft gegevens altijd met toestemming en medeweten van de bewoner(s).

c. Buurtbemiddeling verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie zij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • bewoners in de gemeente die Buurtbemiddeling inschakelen om te bemiddelen in een burenconflict
  • bewoners die doorverwezen worden door een van onze samenwerkingspartners, om te bemiddelen in een conflict
  • organisaties waarmee Buurtbemiddeling verbonden is, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

3. Inzien van persoonsgegevens

Een overzicht kan opgevraagd van de persoonsgegevens die we van u verwerken. Eventueel kunnen er op verzoek wijzigingen aangebracht worden of worden uw gegevens verwijderd. U kunt een schriftelijk verzoek indienen bij Buurtbemiddeling door een e-mail onder vermelding van Privacy te sturen naar buurtbemiddeling@putten.nl.

4. Registratie

a. Persoonsgegevens van bewoners worden bewaard in een registratiesysteem en niet langer dan noodzakelijk voor normaal gebruik binnen de organisatie of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. De gegevens zijn alleen toegankelijk voor de coördinator en voor de vrijwilligers die het gesprek aangaan met de bewoner.

b. Buurtbemiddeling registreert in principe geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens gaan over iemands godsdienst, culturele herkomst, gezondheid, seksuele leven, politieke gezindheid of over strafrechtelijke persoonsgegevens. Buurtbemiddeling verwerkt deze gegevens alleen indien dit noodzakelijk is voor de casus.

c. Als een casus wordt gesloten, vindt er een korte terugkoppeling plaats naar de verwijzer (‘Er zijn intakes geweest, er heeft wel of geen bemiddelingsgesprek plaatsgevonden, er zijn wel of geen afspraken gemaakt en de inzet is positief/negatief afgerond). Er wordt geen inhoudelijke informatie uitgewisseld, tenzij daar dringende redenen voor zijn. Dit wordt dan besproken met de bewoner.

d. Als een casus is afgesloten worden deze gegevens geanonimiseerd gearchiveerd. Het archief is toegankelijk voor de coördinator. En wordt gebruikt om geanonimiseerd rapportages te maken voor de opdrachtgevers/financiers.

5. Bewaren gegevens

Gegevens van bewoners worden in beperkte vorm, nadat de casus is afgesloten, bewaard om statistische informatie juist te kunnen blijven gebruiken. De gegevens die bewaard worden, kunnen niet worden herleid naar een persoon. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. De wet noemt geen termijnen, informatie mag worden bewaard zolang het nuttig en nodig is.

6. Geheimhouding

Vrijwillige buurtbemiddelaars zijn zowel tijdens de uitvoering als buurtbemiddelaar als na beëindiging als buurtbemiddelaar tot geheimhouding verplicht. Zij mogen niet aan derden, mensen van buiten Buurtbemiddeling, informatie verschaffen over het verloop van het proces. Wanneer de coördinator en de vrijwilligers hun zaken onderling bespreken, nemen zij de vertrouwelijkheid steeds in acht en worden partijen zo veel mogelijk geanonimiseerd besproken. Na het afsluiten van een casus vernietigen de vrijwilligers alles wat zij op schrift of digitaal hebben vastgelegd.

Social Media

Privacystatement

Openingstijden

Op werkdagen bereikbaar van 9:00 tot 16:00 uur

Contact

T 0341 – 359 621

M 06 – 22148927

hschoonhoven@putten.nl